Ovlašćenja direktora kod primene elktronske kontrole izvršavanja radnih zadataka zaposlenih

Advokatska kancelarija Cvjetićanin&Partners-autorski tekst

Poslodavci imaju legitimni poslovni interes da tehničkim sredstvima prikupljaju i obrađuju podatke o zaposlenima u cilju osiguranja bezbednosti i zaštite na radu, zaštite imovine i informacija, reputacije i drugih legitimnih poslovnih interesa.

Suština svih ovih vrsta nadzora jeste prikupljanje podataka o ličnosti zaposlenih.

Sa druge strane odnos poslodavca i zaposlenog se može označiti kao neravnopravan, obzirom da je zasnovan na  monopolu ekonomske nadmoći, koju nesporno ima poslodavac nad zaposlenima, kao i nad svakim radno angažovanim licem u svom privrednom društvu.

Pravno neregulisano, stihijsko prikupljanje podataka o ličnosti zaposlenih predstavlja kršenje prava na privatnost, kao jednog od fundamentalnih ljudskih prava.

Evropska unija je primetila da ovakva tendencija ide u smeru trajnog narušavanja odnosa poslodavaca i zaposlenih, te je članom 8. Povelje evropske unije o osnovnim pravima izričito predvidela da pravno na privatnost u radnom odnosu smatra jednim od aspekata prava na „fer i pravične uslove rada“.

Imajući u vidu da naš Zakon o zaštiti podataka o ličnosti još uvek nije regulisao uslove pod kojima se može vršiti nadzor zaposlenih, ovaj tekst će se bazirati na direktivama evropske unije, presudama Evropskog suda za ljudska prava, kao i na modelu Zakona o Zaštiti podataka o ličnosti, koji je Poverenik još 2014. godine objavio i stavio na javnu raspravu. Svi ovi izvori će, čim se za to steknu uslovi, neminovno postati i naše pozitivno pravo, shodno obavezi usklađivanja domaćih propisa koju moramo da ispunimo na putu za članstvo u evropskoj uniji.

Razvoj visoke tehnologije je neminovno doveo do njene primene u postupku kontrole zaposlenih tokom izvršavanja radnih zadataka. Cilje je jasan, povećati efikasnost zaposlenih, zaštititi imovinu, informacije, kao i reputaciju.

Radi ostvarenja pomenutog cilja, poslodavac tehnologiju može koristiti u svrhu:

1. Video nadzora;
2. Biometrijske i elektronske kontrole pristupa prostorijama poslodavca;
3. GPS kontrole kretanja službenih vozila;
4. Kontrole službenih mobilnih telefona;
5. Ograničenja pristupa određenim internet sadržajima.

GPS kontrola kretanja službenih vozila se nejčešće koristi radi sprečavanja zloupotrebe službenih vozila u privatne svrhe i van radnog vremena.

Ograničenje pristupa određenim internet sadržajima se koristi radi povećanja efikasnosti rada zaposlenih, kao i radi sprečavanja računara, odnoso internet platformi, koje zaposleni koristi u radu. Nemoguće je i to je svima jasno, apsolutno odvojiti sfere poslovnog od privatnog. Primera radi, prihvatljivo je da zaposleni tokom radnog vremena, jedanput ili dvaput pozove nekog člana svoje porodice ili čak i neki put više ukoliko je neki član porodice bolestan. Takve situacije su normalne i po našem stanovištu ne predstavljaju zloupotrebu. Cilj mera nadzora i nije apsolutno odvajanje ovih sfera, već sprečavanje zloupotrebe.

Kontrola službenih mobilnih telefona se primenjuje radi sprečavanja zloupotrebe u privatne svrhe.

Biometrijska i elektronska kontrola pristupa prostorijama poslodavca se najčešće koriste radi provere vremena dolaska i odlaska sa posla i vremena privremenog napuštanja radnog mesta.

Video nadzor se prevashodno koristi radi kontrole izvršavanja radnih zadataka i radi sprečavanja zloupotreba od strane zaposlenih. Ujedno on predstavlja najčešći oblik nadzora, odnosno prikupljanja podataka o ličnosti zaposlenih. Takođe ovaj vid nadzora je pravno najlakše realizovati.

Naš Zakon o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS”, br. 97/08 i 104/09) predstavlja pozitivno pravo u materiji zaštite podataka o ličnosti, ali ipak ne reguliše video nadzor, biometrijsku obradu podataka, kao i ostale vrste nadzora.

Stoga ćemo se u ovom tekstu bazirati na pravnim standardima Evropske Unije (Evropska povelja, direktive EU), presudama Evropskog suda za ljudska prava, kao i na modelu Zakona o zaštiti podataka o ličnosti koji je Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti pripremio još pre godinu dana.

-SAGLASNOSTJE KLJUČ ZA SVE VRSTE NADZORA-

Pravo na privatnost jeste dispozitivno ljudsko pravo.  Zaposleni njime može raspolagati, do te mere da ga se može odreći. Saglasnost se može dati pisanim putem, usmeno i konkludentnom radnjom. Ukoliko je saglasnost data usmeno mora postojati neki pisani trag kao dokaz. Saglasnost data konkludentnom radnjom jeste takvo ponašanje zaposlenog iz koga se sa sigurnošću može zaključiti da je saglasan sa primenom nadzora (primer: zaposleni nastavlja da dolazi na posao i nakon što je upoznat sa obaveštenjem o video nadzoru)

Datu saglasnost zaposleni može i opozvati, a poslodavac je dužan da mu to i omogući.

Nadzor zaposlenih i uslovi pod kojima je dozvoljen-pravni standardi

• Preporuka poslodavcima kod upodrebe tehničkih sredstava nadzora jeste da se pridržavaju osnovnih principa zaštite privatnosti, koji su obogaćeni preporukama, specifičnim za oblast nadzora zaposlenih:

1. zaposleni treba unapred da budu obavešteni i svesni prirode, obima i razloga za korišćenje sredstava tehničkog nadzora, uz jasna i prihvaćena pravila, te je neophodno da daju saglasnost;
2. poslodavac treba da temeljno proceni koji interes zaista želi da ostvari i da li određeni vid tehničkog nadzora opravdava ulaganje, odnosno da li je proporcionalan svrsi koja želi da se postigne;
3. informacije dobijene metodama tehničkog nadzora, poslodavac može da koristi samo u okviru svrhe za koju je nadzor primenjen, sa izuzetkom ako je rezultat nadzora ukazao na aktivnost koja je protivzakonita, potpuno neprihvatljiva ili koju poslodavac ne sme da ignoriše;
4. informacije o zaposlenima koje su dobijene metodama tehničkog nadzora, poslodavac treba da čuva pod posebnim merama zaštite i da ih se na siguran način oslobodi po prestanku potrebe za koju je nadzor primenjen;
5. podaci o zaposlenima prikupljeni sredstvima bezbednosno-tehničkog nadzora ne mogu se koristiti za kontrolu ponašanja ili profilisanje zaposlenih i ne mogu biti jedini kriterijum za ocenu njihovog radnog angažovanja. Primera radi ukoliko šalterska službenica neke banke više od 10 puta tokom radnog vremena prekida sa radom kako bi otišla do toaleta, isključivo ta informacija ne može biti osnov za ocenu radnog angažovanja. Naime, neophodno je obaviti razgovor sa zaposlenom, jer je moguće da je zaposlena prehlađena ili trudna. Dakle, ne možemo se oslanjati isključivo na video snimak prilikom ocene radnog angažovanja.

Podvučene s ključne reči vezane za prava zaposlenih, odnosno za obaveze poslodavca, koje ujedno predstavljaju i načela Zakona o zaštiti podataka o ličnosti.

Video nadzor

Radi pravilne implementacije, neophodno je doneti odluku o uvođenju video nadzora unutrašnjosti poslovnih prostorija. Odluku o uvođenju video-nadzora, ukoliko uvođenje video-nadzora nije propisano zakonom, donosi poslodavac. Odluka mora biti u pismenom obliku i mora sadržati razloge za njegovo uvođenje, a Poslodavac je dužan da obavesti reprezentativni sindikat. Pored odluke, neophodo je istaći javno obaveštenje.

Obaveštenje mora biti istaknuto na vidnom mestu na način koji omogućava licima da se sa vršenjem video-nadzora upoznaju pre početka vršenja video-nadzora, a najkasnije u trenutku kada počinje vršenje video-nadzora.

Obaveštenje mora da sadrži sledeće podatke:

1) tekstualno obaveštenje da je video-nadzor u toku i likovni, odnosno grafički simbol video-nadzora;

2) naziv rukovaoca koji vrši video-nadzor, i

3) podaci za kontakt radi dobijanja informacija u vezi sa obradom koja se vrši putem  video-nadzora.

Ukoliko će se vršiti video nadzor isključivo pristupa u poslovne prostorije poslodavac donosi odluku o uvođenju video-nadzora, koja mora biti u pismenoj formi i mora sadržati razloge za uvođenje video-nadzora, osim ako uvođenje video-nadzora nije propisano posebnim zakonom.

Poslodavac mora podatke o ličnosti koristiti  isključivo u svrhe koje ih pribavlja (to su oni razlozi koji su navedeni u odluci o uvođenju video nadzora). Jedini izuzetak je ukoliko krivično veće suda službenim putem zatraži od poslodavca da dostavi snimak, kako bi ga iskoristio u dokaznom postupku. Tada poslodavac im obavezu da podatke o ličnosti zaposlenih dostavi sudu koji ih je tražio.

    Ograničenje pristupa određenim internet sadržajima i nadzor poslovnog i-mejla

Studija Američke asocijacije za menadžment iz 2007.godine je pokazala da 2/3 poslodavaca vrši nadzor nad web sadržajima koje posećuju njihovi zaposleni, kako bi sprečili “neadekvatno” surfovanje internetom, dok 65% ispitanih koristi specijalizovane softvere kako bi blokirali pristup stranicama za koje smatraju da prevazilaze potrebe za obavljanje posla.

Računar, ukoliko je u vlasništvu poslodavca jeste sredstvo za rad, e-mail koji je vezan za domen, takođe je vlasništvo poslodavca, fiksni ili mobilni telefon takođe može biti vlasništvo poslodavca, a da li je i prepiska zaposlenih ili telefonska komunikacija takođe vlasništvo poslodavca?

Ovo pitanja su, do skora, pravila najviše nedoumica, te je stoga tek Evropski sud za ljudska prava u obrazloženju presuda koje je doneo, dao odgovor koji predstavlja smernicu za razvoj prava.

U više predmeta (Copland v. Uk, Halford v. UK ) Evropski sud za ljudska prava potvrdio je da su telefonski pozivi iz poslovnog radnog prostora, kao i elektronska pošta poslata sa radnog mesta i informacije dobijene praćenjem korišćenja interneta u lične svrhe prima facie obuhvaćeni konceptom “privatnog života” i “prepiske” u smislu člana 8, stav 1 Evropske konvencije za zaštitu ljudskih prava i osnovnih sloboda.

Poslodavcu dakle, nije dozvoljeno da kontroliše službeni e-mail koji koriste njegovi zaposleni, ne sme proveravati sadržinu njihovih telefonskih razgovora, i naravno nije mu dozvoljeno da proverava istoriju „history“ internet pretrage svog zaposlenog. Sa druge strane poslodavcu je dozvoljeno da preko telefonskog operatera zabrani zaposlenom pozivanje inostranstva ili mu može upotrebom kompujuterskog softvera ograničiti pristup određenim internet sadržajima kao što su zabavne, društvene mreže i muzički servisi.

Biometrijska i elektronska kontrola pristupa poslovnim prostorijama

Biometrijska kontrola pristupa u prostorije poslodavca jeste legitimna tehnologija koju industrijski standardi zaštite informacija i imovine čak preporučuju kao rešenje za situacije visokog rizika, odnosno velikih vrednosti koje se kontrolom pristupa štite. Tehnologija se zasniva na senzorima (otisak prsta, očna retina, prepoznavanje govornika i sl.) i sistemu za odlučivanje koji se oslanja na bazu podataka uzoraka unikatnog biometrijskog „ključa” dodeljenog, ovog puta prirodnim (biološkim) putem fizičkom licu.

Shodno Poverenikovom Modelu zakona o zaštiti podataka o ličnosti, odelјak o biometriji predviđa situacije kada je upotreba biometrijskih mera dozvolјena i to je samo ukoliko je propisana Zakonom, a izuzetno, ako nije, može da se vrši samo na osnovu prethodne odluke Poverenika, i to kada je neophodna zbog zaštite bezbednosti lјudi i imovine ili radi zaštite tajnih podataka i poslovnih tajni, pristupa opremi ili otkrivanju učinilaca krivičnih dela, pod uslovom da svrha ne može da se postigne nekim drugim načinom obrade koji je manje invazivan ili rizičan po prava lica. Obrada biometrijskih podataka je obrada osetlјivih podataka s obzirom na to da se biometrijski podaci uglavnom  ne menjaju tokom života jednog lica (otisak prsta, glas, retina oka) i stoga je važno da se obradi ovih podataka pristupa sa dužnom pažnjom i u izuzetnim slučajevima, što je i u skladu sa Direktivom 95/46/EZ i Predlogom opšte uredbe o zaštiti podataka o ličnosti EU.

Dakle, ukoliko su u pitanju vojno-industrijski kompleksi, državne bezbednosne službe i slično, biometrijska kontrola će biti dozvoljena, jer se ona propisuje posebnim Zakonima. U ostalim slučajevima, neophodna je predhodna odluka Poverenika.

Biometrijska kontrola zaposlenih je najinvazivnija, a ujedno i najskuplja mera nadzora, te je naša preporuka da ukoliko poslodavac isti cilj može postici primenom neke druge mere nadzora, svakako nju primeni.

Retki su primeri primene ove mere nadzora u praksi, a iskustva poslodavaca su uglavnom negativna.

Jedan od takvih primera jeste Upozorenje Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, upućeno Zdravstvenom centru „Dr Dragiša Mišović” iz Čačka (broj: 164-00-00193/2011-07), koji je izvršio nabavku i instaliranje sistema za evidenciju radnog vremena zaposlenih, uz primenu biometrijske kontrole otiska prstiju kao kontrolnog kriterijuma. Poverenik je ovu meru ocenio kao nedozvoljenu, budući da nije bio ispunjen niz zakonskih uslova, od kojih je ključna bila ocena da je obrada nesrazmerna svrsi. Poverenik je zauzeo ovaj stav znajući da se ova svrha može ostvariti, recimo, dodeljivanjem ličnih identifikacionih brojeva zaposlenima za otvaranje elektronske brave.

Kontrola službenih mobilnih telefona

Kontrola se odnosi uglavnom na pribavljanje listinga odlaznih poziva sa mobilnih telefona koji su u službenoj upotrebi.

Poslodavac mora da pribavi saglasnost zaposlenog koji zadužuje službeni mobilni telefon, a koju obično daje poslodavcu u pisanoj formi u ugovoru o radu, odnosno kada zadužuje telefon i karticu.

Pravilnikom o upotrebi službenih mobilnih telefona treba da se utvrdi i dozvoljeni mesečni limit razgovora, pa tek ukoliko se pređe limit na mesečnom novu saglasnost se koristi da se pribavi listing na proveru, obzirom da zaposleni može tvrditi da su svi razgovori bili službeni, te da je radio prekovremeno.

Poslodavac mora pribaviti i saglasnost zaposlenog za obustavu od zarade ukoliko pređe dozvoljeni mesečni limit razgovora, a listingom se utvrdi da je značajan broj poziva bio privatnog karaktera. Ova saglasnost je izričito propisana članom 123. Zakona o radu.

„Poslodavac može novčano potraživanje prema zaposlenom naplatiti obustavljanjem od njegove zarade samo na osnovu pravnosnažne odluke suda, u slučajevima utvrđenim zakonom ili uz pristanak zaposlenog.

Na osnovu pravnosnažne odluke suda i u slučajevima utvrđenim zakonom poslodavac može zaposlenom da obustavi od zarade najviše do jedne trećine zarade, odnosno naknade zarade, ako zakonom nije drukčije određeno.“

 GPS kontrola pri korišćenju službenih vozila

Globalni pozicioni sistem (engl. Global Positioning System – GPS) je globalni satelitski navigacioni sistem. GPS se sastoji od 24 satelita raspoređenih u orbiti Zemlje, koji šalju radio signal na površinu Zemlje. GPS prijemnici na osnovu ovih radio signala mogu da odrede svoju tačnu poziciju – nadmorsku visinu, geografsku širinu i geografsku dužinu – na bilo kom mestu na planeti danju i noću, pri svim vremenskim uslovima. GPS Prijemnik je uređaj koji proračunava svoju poziciju na osnovu merenja udaljenosti od tri ili više GPS satelita.

GPS uređaj vrši ne samo pozicioniranje kretanja zaposlenog, već može prikupljati i druge podatke, kao što su brzina kretanja vozila, što je posebno značajno zbog prekršajne odgovornosti zaposlenih.

Česte su zloupotrebe vozila u službenoj upotrebi, a troškovi za poslodavca mogu biti izuzetno veliki, naročito ukoliko je vozni park većeg obima.

GPS kontrola se odnosi na nadzor kretanja vozila, pa samim tim i kretanja, odnosno položaja zaposlenog.

Suština ove kontrole jeste sprečavanje zloupotrebe službenih vozila u privatne svrhe.

Slično kao i kod drugih vrsta nadzora, Poslodavac mora pribaviti saglasnost zaposlenog i to bez obzira na činjenicu ko je vlasnik vozila. Vlasnik vozila može biti sam poslodavac ili vozilo može biti u upotrebi po osnovu Ugovora o lizingu, u kom slučaju je vlasnik vozila lizing kompanija.

Zaposleni saglasnost se može dati u ugovoru o radu ili u bilo kom kasnijem trenutku.

I kod ove vrste nadzora preporučujemo da poslodavac  donese opšti pravni akt, odnosno pravilnik o korišćenju službenih motornih vozila, kojom bi se regulisao način korišćenja vozila, odnosno zaduženja vozila, izdavanja putnih naloga. Tim pravilnikom Poslodavac treba da odredi da li će sva ili samo određena vozila biti snabdevena GPS uređajem.

Posebno savetujemo agencije za iznajmljivanje vozila (rent a car agencije) da u ugovor o najmu vozila unesu odredbu kojom obeveštavaju drugu ugovornu stranu o postojanju GPS uredjaja u vozilu. Naravno, druga strana ukoliko nije saglasna, neće ni pristupiti zaključenju ugovora o najmu vozila.

Čuvanje podataka dobijenih tehničkim nadzorom

Poslodavac ne sme lične podatke zaposlenih otkrivati, stavljati na raspolaganje ili na neki drugi način upotrebiti u svrhe koje su različite od one koja je uneta kao razlog za prikupljanje podataka, sa izuzetkom ako je zaposleni dao pristanak na to, ili u slučaju da je takva, drugačija upotreba, upotreba predviđena zakonom.

Poslodavac ne sme lične podatke zaposlenih zadržavati ili pohranjivati duže nego što je to potrebno za ostvarenje svrhe za koju su prikupljeni, osim ako to nije drugačije uređeno zakonom (za video nadzor je predviđen rok od godinu dana).

Podaci o ličnosti zaposlenih moraju biti na odgovarajući način zaštićeni od neovlašćenog pristupa, korišćenja, otkrivanja, i drugih vidova zloupotrebe.

Zaštita se odnosi kako na virtuelni tako i na realni pristup podacima o ličnosti zaposlenih. Poslodavac mora obezbediti zaštitu od kompijuterskih (hakerskih upada) u zaštićene podatke, a same računare, hard diskove, odnosno baze podataka mora čuvati na odgovarajući način (adekvatno obezbeđene), uz pristup ograničenog broja ovlašćenih lica.

Nadzor Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti

Nadzor nad prikupljanjem podataka, odnosno nadzor nad obradom podataka vrši Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

Poverenik može izdati upozorenje upozorenje rukovaocu na utvrđene nepravilnosti u obradi podataka.

Nadalje, Poverenik može rešenjem da:

1. naredi da se nepravilnosti otklone u određenom roku;
2. zabrani obradu podataka o ličnosti;
3. naredi brisanje podataka o ličnosti i odredi dalјe postupanje sa podacima.      Rešenje Poverenika je konačno, izvršno i obavezujuće, a protiv rešenja ne može se izjaviti žalba, već se može pokrenuti upravni spor.

Administrativno izvršenje rešenja Poverenika sprovodi se u skladu sa zakonom kojim se uređuje opšti upravni postupak.

Odgovornost poslodavca u slučaju kršenja privatnosti zaposlenih na radnom mestu

Odgovornost poslodavca može biti građansko-pravna za nadoknadu štete i to kako materijalne, tako i nematerijalne tako i nematerijalne shodno Zakonu o obligacionim odnosima. Tužbu za naknadu štete može podneti samo lice čija su prava povređena, a postupak se vodi se po opštim pravilima parničnog postupka.

Pored suda opšte mesne nadležnosti, nadležan je i sud na čijem području je prebivalište, odnosno boravište tužioca. U postupcima za naknadu štete iz stava revizija je uvek dopuštena.

Pored građansko-pravne predviđena je i prekršajna odgovornost. Poverenik je ovlašćen za podnošenje zahteva za pokretanje prekršajnog postupka.