Kratak vodič kroz Zakon o elektronskom fakturisanju

U aprilu mesecu 2021. godine Narodna skupština Republike Srbije donela je Zakon o elektronskom fakturisanju, kao deo digitalne agende. Zakon će doprineti smanjivanju administracije i zaštiti životne sredine.

Šta je elektronska faktura?

Elektronska faktura predstavlja zahtev za isplatu po osnovu transakcija sa naknadom, tj. svaki drugi dokument koji utiče na isplatu, odnosno visinu isplate, fakturu koja se izdaje za promet bez naknade, kao i primljene avanse, koji su izdati, poslati i primljeni u strukturiranom formatu koji omogućava potpuno automatizovanu elektronsku obradu podataka preko sistema elektronskih faktura.

Važno je ukazati da je elektronska faktura u svemu izjednačena sa “fizičkom” fakturom, te da je sledstveno tome, jednako kao i ona podobna za izvršenje.

Ko je izdavalac elektronske fakture

Prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, izdavalac elektronske fakture je  subjekt privatnog sektora i dobrovljni korisnik sistema elektronskih faktura koji neposredno vrši izdavanje, slanje i čuvanje elektronske fakture preko sistema elektronskih faktura, odnosno u čije ime to čini informacioni posrednik.

Ko je primalac elektronske fakture?

Primalac elektronske fakture je  subjekt javnog sektora, subjekt privatnog sektora i dobrovoljni korisnik sistema elektronskih faktura, koji prima elektronsku fakturu preko sistema elektronskih faktura, odnosno u čije ime to čini informacioni posrednik.

          Ko je informacioni posrednik?

Izdavanje, primanje, evidentiranje, obrada i slanje elektronske fakture mogu se ugovorom preneti i na treće lice – informacionog posrednika. Subjekt javnog sektora, kao i subjekt privatnog sektora mogu, dakle, ugovorom da angažuju informacionog posrednika za usluge izdavanja, evidentiranja, obrade, slanja i primanja elektronskih​​ faktura i prateće dokumentacije, s tim što subjekt pravnog sektora i dobrovoljni korisnik sistema elektronskih faktura informacionom posredniku mogu poveriti i čuvanje elektronskih faktura i prateće dokumentacije, dok subjekt javnog sektora takvo ovlašćenje nema.

Međutim, pomenutim ugovorom, ne može biti predviđena odgovornost informacionog posrednika za sadržinu elektronske fakture i prateće dokumentacije, već isti snosi odgovornost ukoliko pružanjem svojih usluga ugrozi bezbednost i funkcionisanje sistema elektronskih faktura.

Postupanje sa elektronskim fakturama

Izdavanje i primanje elektronskih faktura

Izdavalac elektronske fakture dužan je da izda elektronsku fakturu u skladu sa srpskim standardom elektronskog fakturisanja, dok je primalac elektronske fakture dužan da tako izdatu elektronsku fakturu primi.

Srpski standard elektronskog fakturisanja predstavlja standard donet od strane nacionalnog tela za standardizaciju u Republici Srbiji. Pored srpskog standarda elektronskog fakturisanja ovaj Zakon poznaje i evropski standard elektronskog fakturisanja – standard koji je na osnovu naloga Evropske komisije donet od strane Evropskog komiteta za standardizaciju (CEN). Kada je primalac elektronske fakture subjekt javnog sektora, on je dužan da neposredno primi i elektronsku fakturu koja je izdata u skladu sa evropskim standardom elektronskog fakturisanja po osnovu transakcije u kojoj se kao izdavalac javlja strano lice.

Obavezu izdavanja elektronske fakture imaju sledeći subjekti:

1) subjekti privatnog sektora po osnovu međusobnih transakcija, kao i subjekt privatnog sektora po osnovu transakcije sa subjektom javnog sektora;

2) subjekt javnog sektora po osnovu transakcije sa subjektom privatnog sektora, kao i subjekti javnog sektora po osnovu međusobnih transakcija;

3) poreski punomoćnik stranog lica u Republici Srbiji, u smislu propisa kojima se uređuje porez na dodatu vrednost, po osnovu transakcija sa subjektima privatnog i javnog sektora.

Zakon je propisao i izuzetke istakavši da obaveza izdavanja elektronske fakture ne postoji za:

• promet na malo i primljeni avans za promet na malo u skladu sa Zakonom o fiskalizaciji;
• ugovornu obavezu usmerenu prema​​ korisnicima sredstava iz međunarodnih okvirnih sporazuma;
• nabavku, modernizaciju i remont naoružanja i vojne opreme, nabavku bezbednosno osetljive opreme, kao i sa njima povezanim nabavkama dobara i usluga.

Prihvatanje i odbijanje elektronske fakture

U roku od 15 dana od prijema elektronske fakture, primalac iste (ili informacioni posresnik koga je angažovao) dužan je da elektronsku fakturu proveri pristupom sistemu elektronskih faktura, i potom istu prihvati ili odbije.

Međutim, postavlja se pitanje šta se događa ukoliko primalac elektronske fakture istu ne prihvati ili odbije u pomenutom roku od 15 dana? Odgovor na ovo pitanje zavisi od toga da li je primalac elektronske fakture subjekt javnog ili subjekt privatnog sektora.

U slučaju da primalac elektronske fakture koji je subjekt javnog sektora, elektronsku fakturu u ostavljenom roku ne prihvati niti odbije (bilo neposredno, bilo preko informacionog posrednika) elektronska faktura se smatra prihvaćenom.

Suprotno tome, ukoliko je primalac elektronske fakture koji je subjekt privatnog sektora propistio da elektronsku fakturu u ostavljenom roku prihvati ili odbije (bilo neposredno bilo preko informacionog posrednika), primalac će ponovo biti obavešten o činjenici da je predmetna elektronska faktura izdata. Ako primalac elektronske fakture u roku od 5 dana od dobijanja ponovnog obaveštenja o činjenici da je elektronska faktura izdata, po isteku ovoga roka smatraće se da je data elektronska faktura odbijena.

Čuvanje elektronskih faktura

Čuvanje izdatih i primljenih elektronskih faktura zavisi od toga da li je njen izdavalac, odnosno primalac subjekt javnog ili privatnog sektora.

Elektronske fakture koje je izdao ili primio subjekt javnog sektora se čuvaju trajno u sistemu elektronskih faktura. Sistem elektronskih faktura predstavlja informatičko-tehnološko rešenje kojim upravlja centralni informacioni posrednik i preko koga se vrši slanje, prijem, evidentiranje, obrada i čuvanje elektronskih faktura.

Ukoliko je reč o elektronskim fakturama izdatim od subjekta privatnog sektora, iste se čuvaju 10 godina od isteka godine u kojoj je izdata​​ elektronska faktura. Ove elektronske fakture čuvaju se u sistemu faktura ili u sistemu informacionog posrednika, ukoliko je on angažovan za poslove čuvanja od strane subjekta privatnog sektora.

Rok čuvanja elektronske fakture u korelaciji je sa verodostojnošću njenog porekla i integritetom njene sadržine koje se obezbeđuju od dana njenog  izdavanja do isteka roka do kojeg postoji obaveza njenog čuvanja. Verodostojnost porekla i integritet sadržine elektronske​​ fakture obezbeđuju se izdavanjem u zakonom propisanom formatu, kao i čuvanjem u formatu pogodnom za elektronsko čuvanje dokumenta.

Subjekt privatnog sektora koji je izdao, odnosno primio elektronsku fakturu može odštampati elektronsku fakturu u jednom​​ ili više primeraka do isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura, na način koji obezbeđuje verodostojnost porekla i integritet sadržine odštampane fakture. Ova faktura u papirnom obliku smatra se autentičnom i posle isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura.

Kaznene odredbe i inspekcijski nadzor

Zakonom o elektronskom fakturisanju predviđen je inspekcijiski nadzor ministarstva finansija u pogledu usklađenosti elektronskih faktura sa srpskim standardom elektronskog fakturisanja. U tom smislu, izdavalac i primalac elektronske, centralni informacioni posrednik i informacioni posrednik dužni su da prilikom vršenja inspekcijskog nadzora sarađuju sa licem koje inspekcijski nadzor vrši tako što će istom omogućiti uvid u podatke o poslovanju, poslovnu dokumentaciju, prateću tehničku opremu i uređaje koji su u vezi sa obavezama propisanim ovim zakonom.

U svakom slučaju, nepoštovanje odredaba Zakona o elektronskom fakturisanju vodi prekršajnoj odgovornosti i novčanom kažnjavanju.

Odložena primena Zakona o elektronskom fakturisanju

Zakon je stupio na snagu 07. maja 2021. godine, ali je njegova primena odložena

odložena do uspostavljanja tehničko-tehnoloških uslova, tačnije do 2022. godine.